1on1ミーティングのメリットは？目的や実施方法も徹底解説

「あなたの会社の上司と部下は定期的な対話ができていますか？」

企業組織に必要なコミュニケーションは何か？

今、「1on1ミーティング」という手法が注目を集めています。

米国シリコンバレーでは、習慣として実施されていた1on1ですが、日本ではヤフーをはじめとする企業が導入し大きな注目が集まっているのです。

あなたの会社で、こんな事はありませんか？

部下が仕事を振り返っていない
組織内の問題が溜まっている
上司と部下の関係が良くない
モチベーションが低い

実際に1on1ミーティングを導入した企業ではこの様な課題が解決されています。

今回は、1on1ミーティングを導入する目的や実施方法、実際の内容についてご紹介します。

それではご覧ください。

1on1ミーティングとは？

1on1ミーティングとは、部下個人を中心に上司と１対１で行うミーティングのことです。

１対１で行うミーティングというと、人事評価面談を想像する方も多いかもしれませんが、実施方法や目的が大きく異なります。

1on1ミーティングは週に1回、少なくとも月に１回実施するといった定期的なペースで行われます。部下が仕事を通じて得た喜びや課題、悩みを上司に共有し、上司はその内容に対して、部下の成長を促すようにフィードバックします。

実際の実施方法は企業や組織、職種によって異なりますが、「短いサイクルで定常的に行う」ことが人事評価面談と1on1の大きな違いです。

1on1ミーティングの実施目的

1on1ミーティングは、部下の成長を促すことが目的です。

これまで上司・部下の間での１対１のコミュニケーションといえば、半年に1回の人事評価面談か、ネガティブな指摘事項が多かったのではないでしょうか。

1on1ミーティングは、上司が一方的に指示・指摘する「管理のためのミーティング」ではありません。

部下の現状や悩みに寄り添い、能力を引き出す「部下育成のためのミーティング」です。

実施後に、部下が「上司に話してよかった」と思える事が第一の目的なのです。

1on1ミーティングが必要とされる3つの背景

日本屈指の会社、あのヤフーでも導入されビジネスの世界で注目を集めている1on1ミーティングですが、なぜ必要とされているのでしょうか。

1on1ミーティングが必要とされるのは、以下のような背景があります。

労働人口の減少と流動の加速
正解がない時代
上司が教えられる事の減少

具体的にどのような事か見ていきましょう。

①労働人口の減少と流動の加速

日本においては、人口減少にともなう労働人口の減少が顕著になってきています。また、終身雇用や年功序列が崩壊し、転職に対する心的ハードルも低下してきています。

つまり、企業組織からすると「少ない、かつ流動的な労働者」を、どれだけ自社の組織に引き止めておけるかが大きな関心ごとになっているのです。

②正解がない時代

現代社会は、混沌を極めており「VUCAの時代」と呼ばれています。

「VUCAの時代」
Volatility（変動性・不安定さ）Uncertainty（不確実性・不確定さ）Complexity（複雑性）Ambiguity（曖昧性・不明確さ）の頭文字をとって表されています。

急速かつ、複雑で不確実な現代社会では、これまでの経験や物差しでは通用しなくなることが多くあります。さらに、正解がないため、上司が解を持ち得ないことも多くなってきているのです。

③上司が教えられる事の減少

「検索すれば調べられる」現代では、上司が部下に教えられることは減ってきています。むしろ、幼少期からインターネットに触れて来た若年層の方が、情報収集のスキルに長けていると言えるでしょう。

その為、上司から部下への一方的なコミュニケーションではなく、時には上司が部下の話に耳を傾けるような、対話するコミュニケーションが企業組織として必要になっています。

1on1ミーティングで期待できる４つの効果

1on1ミーティングによって、定期的に上司と部下が面談することでどんな効果があるのでしょうか。

1on1ミーティングには、主に以下のような効果が期待されています。

部下が仕事を定期的に見直す
組織内の問題を解決し、組織を活性化する
上司と部下の相互理解による信頼関係の構築
部下のモチベーション向上

具体的にどのような事か見ていきましょう。

①部下が仕事を定期的に見直し、経験学習を仕組み化できる

定期的に学びを深め、成長を促進する1on1ミーティングによって、
部下は仕事の失敗や成功を内省する習慣がつき、意識的に次の仕事へ活かす仕組みを作ることができます。

さらに上司に言葉にして伝えることで、取り組むべき課題が明確になり、経験学習のサイクルも身につきます。

部下自ら強みや弱みに気づくこと以外にも、新たなビジョンの掲示や、秘めた情熱を解き放って成長を促進させる効果が期待できます。

②組織内の問題を解決し、組織を活性化する

1on1ミーティングによって、上司は部下との定期的なコミュニケーションが生まれます。それによって、部下の成長やキャリアの考え方、ビジョンの変化を適宜確認することができます。

また、仕事で困っていることや、会社への意見、企業ビジョンの浸透度合いなどを確認することで、企業組織の仕組みを見直すきっかけにもつながります。

③上司と部下の相互理解による信頼関係の構築

1on1ミーティングを行うことで、業務中にはわからなかった部下の性格や健康状態、プライベートなことを知るきっかけになります。結果、自然と距離感が縮まり、部下や仕事のパフォーマンスに対する理解度が向上します。

コミュニケーションの齟齬は、意思決定の誤解にもつながりますので、相互理解が深まれば、トラブルの軽減や共通認識が育つなど、さまざまな業務改善の効果が期待できます。

④部下のモチベーション向上

1on1ミーティング実施した企業では、離職率が低下、もしくは、0％になった事例があります。

1on1ミーティングで部下から挙げられた課題を改善し、部下の仕事に対するモチベーション向上に成功したからです。

これは、1on1ミーティングによって上司は部下の意見をしっかり聴いて応えてくれるという信頼感が生まれ、部下のモチベーション向上に繋がった好例と言えます。

モチベーションの高い部下が増えれば組織が強くなり、企業の成長につながります。

具体的な1on1ミーティングの実施方法

1on1ミーティングは、特別な準備は必要ありません。

以下の４点を抑えておくことで、比較的簡単に導入することができます。

ミーティングの頻度は週１、最低でも月１回
部下に訊くのは「仕事に関する相談」「職場で起こっている事実」「部下の中長期ビジョン」
指摘や報告を求めるのではなく、軽く尋ねる程度に話題を振る
内容の批判や話の割り込み、上司の過去の話はNG

では、実際に1on1ミーティングをどのように行っていくのか、4ステップでご紹介します。

①目的を理解してもらう

突然、
「よし、1on1ミーティングを実施するぞ！」

と言われただけでは、

「え、何を話せばいいの？」

「もしかして、人事評価に影響するやつか…」

など不安になる部下もいるでしょう。

そのためはじめに「1on1ミーティングは部下中心の時間で、成長のための時間である」ことを理解してもらうことが重要です。

また、積極的に取り組んでくれる部下もいれば、「面倒」「時間がない」「理解してもらえない」などと理解してもらえない部下もいます。

確かに短期的にみると、時間を要する手法であり、効果が見えづらい面もあります。

だからこそ、中長期的な視点が重要であり、部下にどのように成長してほしいのかを理解してもらう必要があります。

部下にその面談の目的を理解してもらっていますか？？

②面談を設定する

面談は上司が設定しても、部下が設定してもどちらでも構いません。

ただ、定期的な予定として考えずに、都度予定を設定する形にすると、業務の関係で優先順位が下がり継続が難しくなる可能性があります。

やると決めたら、定期的な予定として組み込み、業務請負の関係で難しい場合は、中止ではなく日程変更して実施を徹底することをおすすめします。

早速、面談を設定しましょう。

③1on1ミーティングの実施と記録

人の成長には、継続性・連続性があることが大切です。

毎回同じ話題を話す必要はありませんが、一度話した内容に対して、上司がその内容を忘れてしまっては、信頼関係の構築することはできません。

そのため、1on1ミーティングで話した内容を記録し、忘れないようにすることが大切です。
上司が自分用のメモを取るだけでも良いですが、上司・部下お互いが見ることができるようにメモを残す方が、認識の齟齬を防げるため効果的です。

面談で話した内容を記録していますか？？

④継続的な1on1ミーティングの実施

最初は1on1ミーティングの効果について、上司側も疑問を持つことがあるかもしれません。

しかし続けていくことで、
日常のコミュニケーションの量や質が変わってくることを実感できるはずです。

継続させるためにも、必ず1on1ミーティングの最後には1on1ミーティングを振り返る時間を持ち、有意義な時間にすることを心がけましょう。

また、わざわざ時間を決めなくても「何かあったら声をかけてくれるはず」と上司は思いがちですが、部下からすると忙しい上司に気軽に声をかけるのはハードルが高いことが多いです。

1on1ミーティングを継続的に行うことで、部下から上司へのコミュニケーションがしやすくなり、何か問題が起こった際にすぐに対処することができるというメリットもあります。

まとめ

現代ビジネスを取り巻く環境や、上司と部下の関係性が大きく変化している中で、1on1ミーティングは部下が本来持っている能力を最大限に引き出す手法のひとつです。

短期的に見れば効果がわかりづらいかもしれませんが、中長期的な視点で見ると、上司と部下双方にとって、大きなメリットがあると言えます。

すぐに完璧なものを目指す必要はありません。まずはやってみるくらいの気持ちで、徐々に質の高い1on1ミーティングを実現していきましょう。

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